در جهان امروز تفکر تغییر و نوآوری ، استفاده از آن و در نهایت اداره امور مربوط به تغییر در سازمانهای پیشرفته امری اجتناب ناپذیر است. در حقیقت در دنیای پر رقابت امروز سریعتر از دیگران حرکت کردن و جلوتر بودن مطرح است. در عصر حاضر تفکر تغییر و نوآوری در بسیاری از سازمانهای موفق جهان بصورت یک اصل اساسی و بدیهی در آمده است.

برای ورود به بحث تغییر لازم است آن را از چهار جنبه بررسی نمائیم:

1.     چگونه پیچیدگی سازمان را درک کنیم؟

2.     چرا نیاز به تغییر وجود دارد؟

3.     چگونه و چه چیزهایی بایستی تغییر کنند؟

4.     چگونه تغییرات را عملی سازیم؟

دیاگرام صفحه بعد نمایانگر 4 مورد فوق می باشد.

برای درک پیچیدگی سازمان از مدلهای مختلفی استفاده می شود:

·        WEISBORD SIX- BOX MODEL

·        7S MODEL

·        PESTELI

·        FIVE WHYS

·        CONTENT , CONTEXT AND PROCESS

·        SOFT SYSTEMS METODOLOGY

·        PROCESS MODELING

o       PROCESS FLOW

o       INFELUENCE DIAGRAM

برنامه ريزي تغيير:

• تمركز بر اهداف: بدون داشتن هدف مشخص تغییر معنا پیدا نمیکند.اهداف تعیین شده بایستی ارزیابی شده و پس از اولویت بندی اهداف مهم تر را مد نظر قرار دهیم.
• دورنما و رسالت سازمان را تعیین می نمائیم.
• توسط Gap analysis  فاصله ميان وضع موجود و وضعيت ايده آل را مشخص می کنیم.
• ارزيابي فرهنگ موجود سازمان نیز جهت برنامه ریزی مهم می باشد.

تشخيص تقاضا براي تغيير:

• چگونه میتوان در سازمان زمان تغییر را احساس کرد؟
• بهره برداري از نارضايتي:

هر گونه نارضایتی مشتریان داخلی و خارجی از محصولات و خدمات می تواند زنگ خطری برای سازمان باشد.

• سؤال كردن از مشتريان:

بطور دائم و متوالی بایستی از مشتریان نظرخواهی نمود. و سطح رضایتمندی مشتریان را برای اطمینان از سطح مطلوب ارائه خدمات به آنان سنجید.

• ارزيابي كيفيت:

حتی یک مورد نارضایتی و یا یک قطعه خراب در محصولات بایستی مد نظر قرار گیرد.

• نظر سنجي از كاركنان

نظر سنجی از کارکنان سازمان نیز میتواند شاخصی برای انجام تغییرات در سازمان باشد.

انتخاب تغييرات ضروري:

• چگونه می توانیم زمینه تغییر در سازمان را تعیین نمائیم؟ یکی از روشهای آن قانون پارتو میباشد. معمولاٌ 80 درصد مشکلات از 20 درصد عوامل ناشی می شود. شناسایی این 20 درصد عوامل برای ایجاد تغییر در اولویت قرار دارند.
• توجيه تغييرات: برای ایجاد تغییر در سازمان بایستی آنرا به کارکنان تفهیم نمود. با ایجاد بستر و فرهنگ مناسب بایستی کارکنان را در مسیر تغییرات قرار داد.
• البته این نکته مهم است که از تغییرات همزمان زیاد و اضافه بار به کارکنان اجتناب کنیم. کارکنان از این تغییرات خسته شده و باعث نوعی سرخوردگي نوآوري در سازمان خواهد شد.
• حفظ استمرار در تغییر اهمیت دارد. پس از ثبات تغییرات بایستی به فکر تغییرات مجدد در سازمان باشیم. هیچگاه خوب در سازمان وجود ندارد. همیشه بایستی در فکر بهتر شدن بود. اگر سطح موجود برای ما خوب تلقی شود باعث ثبات و در نتیجه رکود برای سازمان خواهد شد.

مشاركت دادن كاركنان:

از طریق فعالیتهای زیر میتوان کارکنان را در امر تغییر مشارکت داد. بدون مشارکت و اطلاع کارکنان از تغییر انجام هر گونه تغییر در سازمان با مشکلات زیادی مواجه خواهد شد:

• مشورت با كاركنان
• متحد كردن گروهها
• كار گروهي
• استفاده از دانش و مهارت افراد داخل و خارج سازمان
• تفويض اختيار

انتخاب مقياس زماني:

سرعت و آهستگي را بایستی در تغییر تلفيق نمود. در عین اینکه تغییرات را بایستی بصورت اقدامات متوالی و بدون فوت وقت انجام داد در عین حال نیز از شتاب بایستی چلوگیری کرد.

تغییر بدون تعيين مقياس زماني نتیجه در بر ندارد. زمان شروع و پایان هر اقدام طبق زمان بندی گانت بایستی تدوین شود.

تغييرات در سازمان بصورت متناوب باید انجام گیرد.

تهيه برنامه عملياتي:

با استفاده از ابزارهاي مديريتي نظیر نمودار استخوان ماهي ، برگ كنترل ، چهارچوب زماني گانت برنامه جامع عملیاتی جهت اجرای تغییر بایستی تدوین نمود.

پيش بيني اثرات تغيير:

در هر صورت تغییر اثرات مختلفی در سازمان دارد. هدف از انجام تغییر داشتن اثر مثبت در سازمان است. اما به تبع آن ما در سازمان شاهد اثرات منفی هم هستیم که بایستی آنها را به حداقل رساند.

پيش بيني مقاومت در برابر تغيير:

مقاومت در برابر تغییر امری طبیعی است که نیاز به مدیریت دارد. اصولاٌ تغيير دو پيامد مختلف بدنبال دارد:

خطر و موقعيت

خطر:  

انكار: در این مرحله افراد ، تغییر در حال انجام را مربوط به خود نمی دانند و به نوعی فرافکنی می کنند. و آنرا از خود دور می بینند.

مقاومت: زمانی بوجود می آید که تغییر آنانرا در بر گرفته است. با اقداماتی نظیر خشم سعی در جلوگیری از پیشروی تغییر دارند.

موقعيت:

اكتشاف  يا كاوش: زمانی است که کارکنان به بررسی تغییر و اثرات مثبت و منفی آن می پردازند. و آمادگی برای پذیرش تغییر پیدا می کنند.

وابستگي يا تعهد: وقتی که کارکنان تغییر را مفید دانسته و به آن وابسته شده و متعهد به پیروی از آن می گردند.

وظیفه مدیر تغییر ، هدایت کارکنان برای طی نمودن مراحل فوق و رسیدن به موقعیت وابستگی می باشد.