| تعالي سازماني |
| كيفيت فقط نقطه شروعي براي آغاز سفر به سوي تعالي سازماني است. اصول مديريت كيفيت جامع پايه تشكيل الگوي تعالي بنياد اروپايي مديريت كيفيت را تشكيل ميدهد. بنياد اروپايي مديريت كيفيت با هدف بهبود رقابتپذيري در بخش صنايع شكل گرفت. الگوي تعالي بنياد اروپايي مديريت كيفيت بهعنوان ابزاري درجهت بهبود كارايي و اثربخشي خدمات عمومي در دولتهاي نوگرا مورد حمايت قرار گرفت. الگوي تعالي بنياد اروپايي مديريت كيفيت ابزاري عملي است كه به سازمانها كمك ميكند كه دريابند در كجاي مسير تعالي قرار دارند. الگوي تعالي بنياد اروپايي مديريت كيفيت يك سيستم اندازهگيري با چارچوبي كلنگر است كه تشخيص ميدهد رويكردهاي متعددي در دستيابي به تعالي پايدار وجود دارد. اين الگو ميتواند چشمانداز كلي ارزيابي هر فعاليت را بهطور چشمگيري ارتقا بخشد. بنياد اروپايي مديريت كيفيت اين قابليت را دارد كه به شاهراه بزرگ كيفيت تبديل شود. مقدمه مقاله حاضر(1) حاصل كار كنسرسيومي متشكل از دانشگاههاي ULSTER,SALFORD, DURHAM, CRANFIELD و همچنين كالجDEARNE VALLEY است. اين كنسرسيوم كه از سوي «شوراي پول و اعتبار تحصيلات عالي» وابسته به «موسسه توسعه ابتكار عمل مديريت مطلوب» تامين مالي ميشود، مزاياي بكارگيري الگوي تعالي بنياد اروپايي مديريت كيفيت(EFQM) را در زمينه تحصيلات عالي ارزيابي ميكند. كنسرسيوم مذكور همچنين به مقايسه و انطباق اصول و فعاليتهاي مطرح در الگوي تعاليEFQM با الگوهاي «تضمين كيفيت بريتانيا»، «سرمايهگذاران منابع انساني»، «سيستم امتيازدهي متوازن»، «مفهوم سازمان يادگيرنده» و «زنجيره سود خدمات» ميپردازد. اين مقاله بر آن است كه روند شكلگيري و تكامل مفهوم «تعالي سازماني» را تشريح، برخي از يافتههاي اوليه كنسرسيوم را مطرح و تفاوتهاي مهم بين روشهاي مختلف را مشخص كند. همچنين اين ديدگاه را مطرح ميكند كه «كيفيت» فقط نقطه شروعي براي آغاز سفر به سوي تعالي سازماني است. روند شكلگيري كيفيت را به طرق مختلف زير تعريف كردهاند: O «انطباق با هدف»JURAN) - ) O «انطباق با نيازها»CROSBY) - ) O «هدف كيفيت بايد تامين نيازهاي مشتري براي حال و آينده باشد»DEMING) - ) O «برآوردن نيازهاي مشتري»OAKLAND) - ) O «برآوردن دائمي نيازهاي مشتري» O «خرسندسازي مشتري» O «دستيابي به حس وفاداري مشتري» سازمانها عموماً براي رسيدن به مديريت كيفيت جامع(TQM) مراحلي را طي ميكنند كه شامل بازرسي، كنترل كيفيت و تضمين كيفيت ميشودTQM . توسط KRISTENSEN, DAHLGAARD وKANJI به اين صورت تعريف گرديده است: «TQM فرهنگ سازماني است كه متعهد به رضايت مشتري ازطريق بهبود مستمر است». TQM داراي ويژگيهايي ازقبيل بينش متمركز، بهبود مستمر، مديريت بر روابط بين مشتري و فروشنده و نيز رهبري استTQM . درپي مشاركت تمامي كاركنان در بهبود فرايندهايي است كه با آن سروكار دارند. برنامهها معمولاً متناسب با نيازهاي يك سازمان خاص تدوين و از بالا هدايت ميشوند. EFQM در سال 1998 توسط 14 موسسه اقتصادي پيشرو اروپايي تاسيس گرديد. اصول مديريت كيفيت جامع كه قسمتهايي از بخش توليد را در اروپا، ايالات متحده و ژاپن تغيير شكل داده بود و بتدريج به ساير بخشها در سراسر جهان انتقال مييافت، الهامبخش اين حركت بود. هدف بنياد، برانگيختن و درصورت لزوم ياري رساني به مديريت درجهت پذيرش و بكارگيري اصول مديريت كيفيت جامع و همچنين بهبود رقابتپذيري در صنايع اروپاستEFQM . بادرنظر گرفتن تحقيقات انجام شده در سراسر جهان درخصوص ساير سيستمها و جوايز كيفيت، ازقبيل جايزه بالدريج در آمريكا و جايزه دمينگ در ژاپن، جايزه كيفيت اروپا را در سال 1999 راهاندازي كرد. از زمان راهاندازي جايزه كيفيت اروپا در سال 1999، الگوي اساسي موسوم به الگوي تعاليEFQM براي بكارگيري در بخشهاي عمومي و داوطلب و موسسههاي كوچك پذيرفته شده است. الگوي تعاليEFQM بهعنوان ابزاري درجهت كمك به بهبود كارايي و اثربخشي خدمات عمومي در دولتهاي نوگرا موردحمايت قرار ميگيرد. اين جايزه بهطور گستردهاي در بخش عمومي بريتانيا، براي مثال در دولت مركزي و محلي، نيروهاي پليس، خدمات نظارت كيفري ملي، خدمات دادخواهي سلطنتي، آژانس امور خيريه، خدمات استخدامي، اداره پست، مدارس و... پذيرفته و بهكار گرفته شده است. اداره حسابداري درآمدهاي داخلي در سال 2000، جايزه كيفيت اروپا در بخش عمومي را نصيب خود كرد. جايزه ديگري نيز نصيب مدرسهFOXDENTON در OLDHAM گرديد. اين مسئله به روشني نشان داد كه از الگوي فوق ميتوان براي تشخيص تعالي در بخش عمومي، چه در يك سازمان كوچك يا در بخشي از يك شبكه بسيار بزرگتر استفاده كرد. جان رابرتز مدير ارشد اجرايي اداره پست و دبيركل سابقEFQM در تشريح تعالي سازماني يا تجاري ميگويد: «راهكاري كه به سازمان اجازه ميدهد تا به رضايت متعادل ذينفعان (مشتريان، كاركنان، جامعه و سهامداران يا دولت) دست يابد بهطوري كه احتمال موفقيت درازمدت افزايش يابد. شكل 1: روند تكاملي تعالي سازماني ![]() الگوي تعاليEFQM الگوي تعاليEFQM عبارت است از «ابزاري عملي براي كمك به سازمانها درجهت برقراري سيستم مديريتي مناسب از طريق سنجيدن اينكه در كجاي مسير تعالي قرار دارند؛ كمك به آنها براي شناخت فاصلههايي كه بايد پر كنند و سپس ارائه راهحل». اين الگو كه در شكل 2 نشان داده شده، چارچوبي غيرتجويزي مبتني بر 9 معيار (پنج عامل توانمندساز و چهار نتيجه) است. معيارهاي توانمندساز آنچه را كه سازمان انجام ميدهد دربرميگيرد و معيارهاي نتيجه آنچه را كه سازمان بهدست ميآورد، شامل ميشود. توانمندسازها نتايج را بهوجود ميآورند. شكل 2 - الگوي تعاليEFQM ![]() اين الگو توسط اصول هشتگانه تعالي يا مفاهيم اساسي پشتيباني ميشودEFQM . بر اين باور است كه دستيابي به تعالي مستلزم تعهد مديريت و پذيرش اين مفاهيم است. اين مفاهيم از پيكره علمي كه به مديريت كيفيت جامع معروف است حاصل ميگردد. O نتيجهگرايي؛ O مشتريگرايي؛ O رهبري و پايداري هدف؛ O مديريت برمبناي فرايندها و واقعيتها؛ O توسعه و مشاركت كاركنان؛ O يادگيري، نوآوري و بهبود مستمر؛ O توسعه مشاركت همكاران؛ O پاسخگويي عمومي. اگرچه اين الگو اساس جايزه كيفيت را در اكثر كشورهاي اروپايي و بسياري از مناطق بريتانيا تشكيل ميدهد ولي استفاده غالب از آن در چارچوب خودارزيابي مرتبط با بهبود عملكرد و ترازيابي است. چارچوب خودارزيابي به سازمان اجازه ميدهد كه تشخيص دهد چه كاري را بهخوبي انجام ميدهد و در كجا ميتواند خود را بهبود بخشد. اين چارچوب علاوه بر تشخيص تعالي در نتايج عملكرد، به تعالي در چگونگي انجام كارها نيز توجه دارد. دراين ارتباط اعمالي كه بايد بهبود يابند تعيين و سپس اولويتبندي ميشوند. همانطور كه سازمانها به بلوغ ميرسند، در استفاده از الگوي تعاليEFQM نيز رشد ميكنند. خودارزيابي در وهله نخست يك سري نكات عملي بالقوه را بهوجود ميآورد كه ميتوان آنها را از برنامهريزي كسبوكار جدا دانست. با افزايش شناخت از ظرفيتهاي بالقوه خود ارزيابي، ميتوان عمليات را در فرايند برنامهريزي كسبوكار وارد ساخت و در نهايت سازمان به شناخت امكانات تفكر مشترك و نحوه استفاده از الگوي تعاليEFQM بهعنوان ابزاري راهبردي دست مييابد.(شكل 3) شكل 3 - سفر تعالي ![]() بكارگيري الگوي تعالي هر يك از معيارهاي 9گانه الگوي تعاليEFQM به 32 معيار فرعي تقسيم ميشود كه هريك مجموعهاي از زمينههاي بهبود را دارند. ارزيابي براساس اين الگو، بسته به حجم، نوع و بلوغ سازمان قابل انعطاف است. ارزيابي ميتواند داخلي (كاركنان)، خارجي (توسط افرادي خارج از واحد ارزيابي شونده) يا تلفيقي از هر دو باشد. انواع اصلي روشهاي ارزيابي در شكل 4 نشان داده شده است. شكل 4 - روشهاي ارزيابي ![]() هر روش ارزيابي داراي رويكردي استاندارد است ولي به دليل ماهيت بسياري از روشهاي ارزيابي (بهويژه اگر بهعنوان بخشي از خودارزيابي مورداستفاده قرار گيرند نه ارزيابي خارجي) اين روشها انعطافپذيرند و ميتوان برحسب برنامههاي زمانبندي شده و منابع مورد نياز يكايك سازمانها، آنها را منطبق ساخت. فعاليت ارزيابي كنسرسيوم مذكور بر روشهاي كارگاه، پروفورما(2) (پيشنويس) و پرسشنامه متمركز شده است. در مراحل اوليه بكارگيري روش خودارزيابي تيمهايي از مدارس و دپارتمانهاي سراسر دانشگاه برگزيده شدهاند، پس از يك دوره مختصر اوليه، اين تيمها براساس 32 معيار فرعي، مداركي جمعآوري كردهاند. كارگاه ارزيابي نهايي اين مدارك را ارزيابي و نقاط قوت و زمينههاي بهبود را شناسايي ميكند. زمينههاي بهبود حول محور زمينههاي كليدي جمعآوري و اولويتبندي ميشوند. اين كارها را ميتوان مستقيماً انجام داد يا اينكه به عنوان دادههاي ورودي براي دپارتمان برنامهريزي كسبوكار تعريف كرد. روش ديگر عبارت از تعيين امتياز براي مدارك و شواهد براساس عناصر (3)RADAR در الگوي تعاليEFQM است. اساس اين الگو برپايه مفاهيم اصلي بهبود مستمر و چرخه(PDCA) «برنامه، اجرا، بررسي، عمل» دمينگ استوار ميگردد. اين روش مبناي فرايند امتيازدهي خودارزيابي و مبناي چرخهRADAR را تشكيل ميدهد. شكل 5 - مفاهيمRADAR ![]() ماتريس امتيازدهيRADAR در الگوي تعاليEFQM موارد زير را در باب نتايج درنظر ميگيرد: O روندها در نتايج سه ساله يا بيشتر؛ O مقايسه با هدف؛ O مقايسه با سازمانهاي خارجي؛ O مداركي دال بر اينكه نتايج بهدست آمده حاصل اين رويكرد هستند؛ O آيا نتايج زمينههاي مرتبط را دربرميگيرد؟ به توانمندسازها برحسب موارد زير امتياز داده ميشود: O صحت رويكرد؛ O آيا رويكرد كاملاً يكپارچه و منسجم است؟ O ميزان بكارگيري رويكرد به شيوهاي منظم و برنامهريزي شده؛ O چگونه ميزان اثربخشي رويكرد و بكارگيري آن اندازهگيري ميشود؛ O يادگيري چگونه صورت ميپذيرد؛ O آيا مداركي دال بر بهبود و يادگيري وجود دارد؟ بهطورخلاصه، الگوي تعاليEFQM يك سيستم اندازهگيري يا چارچوبي كلنگر است كه تشخيص ميدهد رويكردهاي متعددي براي دستيابي به تعالي پايدار وجود دارد (شكل 6). اين الگو ابزاري است كه ميتواند صرفاً در زمينه اندازهگيري ظرفيتها بهكارگرفته شود يا بهعنوان ابزار مديريتي متناسب با يكايك نيازهاي سازماني مورد جرح و تعديل قرار گيرد. اين الگو جايگزيني براي ساير ابزارها و تكنيكهاي كيفيت نيست بلكه محيط فراگيري بهوجود ميآورد كه در آن ميتوان از اين ابزارها براي ايجاد بهبودهاي مشخص در زمينههايي استفاده كرد كه تشخيص داده شدهاند. همچنين به سازمانها اجازه ميدهد به كليه جنبههاي خود در هر سطحي - خرد، كلان يا حتي شخصي، با فراهم كردن زبان مشتركي جهت تبادل يافتههاي خود و تهيه نتايج برمبناي يكديگر - نگاه كنند. چنين الگويي در بريتانيا و سراسر اروپا بهطور گسترده مورداستفاده قرار ميگيرد و بهعنوان بخش مهمي از هر مجموعه، توسط دولت و نيز كابينه ترويج ميشود. شكل 6 - سيستم الگوي تعاليEFQM ![]() نتايج اوليه و پيامدهاي يادگيري عبارتي كه معمولاً درموردTQM بهكار ميرود، اين است كه به سرعت قابل استقرار نيست. اين مسئله درمورد بكارگيري الگوي تعاليEFQM نيز صادق است و برنامه ارزيابي آن بيش از دو سال به طول ميانجامد. نمونه فعاليتهاي انجام گرفته در دانشگاه شفيلدهالام در هيجده ماهه اول عبارتند از: O دپارتمانهاي «مشاوره و مديريت، منابع انساني، سيستمهاي اطلاعاتي، آموزش، موسسه تحقيقات مواد، مركز علوم ورزشي و تربيت بدني، مدرسه علوم كامپيوتر و مديريت، مدرسه مهندسي و مدرسه محيطزيست و توسعه» در فعاليت خودارزيابي وارد شدهاند و در مراحل مختلف اين سفر قرار دارند. بسياري ازمدارس و دپارتمانهاي باقيمانده نيز برنامه زماني خودارزيابي را آماه كردهاند. O يك هيئت برنامهريزي توسعه سازماني بهمنظور هماهنگسازي توسعه رويكردهاي بهبوديافته مديريت فرايند، برنامهريزي، رهبري و ارتباطات تشكيل گرديد. پروژههاي بررسي فرايند كه انجام ميشوند عبارتند از تنظيم جدول زماني، تامين مالي دانشجو، استخدام و اثربخشي مديريت كسبوكار. O روشEFQM اطلاعاتي مانند بررسي فرايند ثبت نام و بررسي سيستمهاي كيفيت داخلي را در اختيار فرايند برنامهريزي قرار داده است. O تيمي به همراهي از معاون آموزش آكادميك دانشگاه درمورد مقايسه روشEFQM با چارچوبهاي جديدQAA كار كرده است. SHU O بهعنوان مدير برنامه، دوره آموزش دو روزه ارزيابEFQM را سازماندهي كرده است كه طي آن 71 نفر از كاركنان داخلي و 22 نفر از كاركنان خارجي تحت آموزش قرار گرفتهاند. O هيئتي مشورتي از كارشناسان غيرسازماني درجهت حمايت و پشتيباني از پروژه تشكيل گرديده و دو كلاس عمده توسط اعضاي اين هيئت برگزار شده است. O نخستين مجموعه دورههاي تعالي سازماني داخلي برگزار و در آنها مطالب زير ارائه گرديد: - تعالي سازماني - هدايت سريع؛ - ترازيابي؛ - چرا خودارزيابي موثر است؟ - دورهاي كه رويكردEFQM را با برنامهريزي كسبوكار پيوند ميدهد. O دانشگاه جايزه تحصيلات تكميليTHES/BT را به خاطر پروژهاي كه به امكانات مربوط به يادگيري الكترونيكي(E-LEARNING) در فرايند آموزش ارزيابEFQM ميپردازد نصيب خود ساخت. اين پروژه مجموعه كوچكي از موسسههاي كوچك و مدارس را بهعنوان پايلوت جهت چگونگي استفاده از اين الگو بهكار گرفته است. O مركز مديريت آموزشي وابسته به مدرسهEDUCATION با همكاري موسسه لويدز TSB، الگوي تعاليEFQM را در مدارس يوركشاير جنوبي به اجرا درميآورد. O مدارس آموزشي و بهداشت و مراقبت اجتماعي فرصتهاي همياري را كه به واسطه اجراي گسترده اين الگو در خدمات بهداشت ملي و مدارس فراهم آمده شناسايي كردهاند. O همايشي تحت عنوان «آيينه واقعيت» براي تاريخ 7 ژوئن (سال خودارزيابي) جهت ارائه يافتههاي نخستين سال ارزيابي سازماندهي شده است. خودارزيابي به منظور شناسايي خلأها و فرصتها در موارد زير آغاز شده است: O رويكردها يعني چگونه كارها انجام ميشود و چطور ميتوان آنها را بهتر انجام داد. O بكارگيري يعني يك رويكرد در دستيابي به زمينههاي مرتبط تاچه حد موثر است. O ارزيابي و بررسي يعني يادگيري سازماني و بهبود مستمر. O اندازهگيري نتايج يعني آيا هر آنچه را كه بايد اندازهگيري كنيم تا بتوانيم بطور موثري به مديريت امور بپردازيم، اندازهگيري ميكنيم؟ O گرايشات موجود در نتايج O مقايسه با بهترين در كلاس خود O انسجام يا تفكر مشترك. نتايج مهم يادگيري عبارتند از: O اهميت تعهد سازماني و مديريت: تعهد بايد از رأس سازمان نشأت بگيرد. O لزوم توجه به مشتري: به مشتريان داخلي نظير مدارس و دپارتمانها و مشتريان خارجي يا دانشجويان. O لزوم در پيش گرفتن رفتارهايي كه مبتني بر همكاري و تشريك مساعي باشد. O لزوم بهبود بخشيدن به چارچوبهاي اندازهگيري شاخصهاي مهم عملكرد و مرتبط كردن آن با هدفگذاري و ترازيابي. O لزوم تلفيق كردن بازخور حاصل از نظرسنجي از كاركنان و دانشجويان با عمل و برنامهريزي كسب و كار. O تشخيص نياز به مديريت موثرتر و دائمي فرايندها در سطح دانشگاه. O فرصت كسب مالكيت بهبود فرايند. O فرصت تلفيق خودارزيابي و برنامهريزي كسبوكار. دپارتمانهايي وجود دارند كه خودارزيابي را درك كرده و اجراي آن را درپيش گرفتهاند. الگوي تعاليEFQM و چارچوبهايQA يافتههاي اوليه امر توسعه حاكي از آن است كه تشابه زيادي بين الگوي تعالي EFQM، سيستمهاي بررسي كيفيت داخلي و چارچوبهايQAA خارجي وجود دارد. از سازمانهايي كه براساس الگوي تعاليEFQM ارزيابي ميشوند انتظار ميرود كه رويكردهايي براي مديريت بر كيفيت داشته باشند و نيز در معرض مميزي خارجي قرار گيرند. جدول شماره يك در مواردي كه همياري روشني وجود دارد و رويكردهاي تضمين كيفيت را ميتوان با استفاده از الگوي تعاليEFQM ارتقأ بخشيد، مقايسههايي به عمل ميآورد: جدول شماره يك: مقايسه رويكردهاي تضمين كيفيت ![]() نتيجهگيري براساس شواهد و مدارك حاصل از توسعه مقدماتي ميتوان گفت الگوي تعالي EFQMابزار قدرتمندي براي خودارزيابي و ارتقاي اثربخشي كلي يك مدرسه يا دپارتمان يا تمامي دانشگاه فراهم ميآورد. اين الگو ميتواند چارچوبي بهوجود آورد كه مميزيهاي داخلي و خارجي بتوانند با يكديگر در درون آن قرار بگيرند و چشمانداز كلي ارزيابي هر فعاليت را بهطور چشمگيري ارتقأ بخشند. ميتوان آن را به صورت انعطافپذير و مستمر در زمان مناسب و با سرعتي متناسب با شرايط هر مجموعه به كار گرفت و بهعنوان شيوه جاري آمادهسازي براي هر فعاليت اعتباردهي خارجي يا داخلي بهكار برد. ميتوان آن را در سطح دانشگاه و نيز مدرسه / دانشكده و دپارتمان به اجرا درآورد و وقتي باچرخه برنامهريزي كسبوكار موسسه همزمان شود حداكثر توفيق از آن حاصل ميگردد. الگوي تعاليEFQM بهطور گسترده در هر دو بخش خصوصي و عمومي مورداستفاده قرار ميگيرد. اين الگو مبنايي براي ترازيابي واقعبينانه و جستجوي فعاليت مطلوب با استفاده از زبان مشترك تعالي فراهم ميآورد. اصولاً اين الگو مسير اصلي سفر به سوي تعالي و هدايت موسسههاست و روشي را بنياد نهاده است كه تمامي ابتكارات كيفيت بتوانند به عرصه ظهور درآيند. درواقعEFQM اين قابليت را دارد كه به شاهراه بزرگ كيفيت تبديل شود. پانوشتها: آدرس منبع مقاله به اين شرح است - URL:HTTP:/QUALITY RESEARCH1 PAPERS/PUPIUS.PDF/INTERNATIONAL.COM 2 - رويكرد پروفرما يكي از روشهاي اجراي خودارزيابي است. - RADAR: RESULTS, APPROACH, DEPLOYMENT, ASSESS REVIEW3 |
نوشته شده توسط دکتر اکبریان در 84/12/10 ساعت 10:46 | لینک ثابت |










